Työkalut ja CRM, hallintaan ilmaiseksi

Ammattimaisuus näkyy työkaluista, ei kalustosta

Asiakas tekee päätöksensä luotettavuudesta ekan kontaktin perusteella. Jos sun viestit on selkeitä, kalenterissasi on aikoja, ja muistat aina tulla ajoissa, sä näytät ammattilaiselta riippumatta siitä että et omista pakettiautoa vielä.

Suurin osa tämän luvun työkaluista on ilmaisia. Et tarvitse kymmenien eurojen kuukausi­maksuisia ohjelmistoja ekan vuoden aikana. Tarvitset Google-tilin ja muutaman ilmaisen lisätyökalun.

Yksi sääntö ohjaa kaikkea: jos et kirjaa keikkaa Sheetsiin, sitä ei ole tapahtunut. Suomessa hustlaajat menettävät vuosittain tuhansia euroja koska he unohtavat laskuttaa, unohtavat verovähennykset ja unohtavat seurata kassavirtaa.

Google Sheets, asiakaslista ja CRM

Google Sheets on sun ekan kuukauden ja luultavasti ekan vuoden CRM. Älä maksa Salesforcesta tai HubSpotista, näitä ei tarvita.

Tee kolme välilehteä yhteen tiedostoon:

Välilehti 1: Asiakkaat

• Asiakkaan nimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• WhatsApp tai sähköposti
• Palvelu (nurmi, lumi, painepesu, siivous)
• Sopimustyyppi (kerta, viikoittainen, kuukausittainen, kausi)
• Hinta
• Edellisen keikan päivämäärä
• Seuraavan keikan päivämäärä
• Muistiinpanot ("koira pihalla", "veräjä lukossa", "ei tilaa autoa", "pidä portti kiinni")
• Mistä asiakas tuli (D2D, flyer, suosittelu, Google, Instagram, Facebook)
• Arvostelun status (pyydetty, jätetty, tähtien määrä)

Välilehti 2: Keikat

Joka keikan yksittäinen rivi:

• Päivämäärä
• Asiakkaan nimi
• Palvelu
• Tunnit
• Hinta
• Kulut keikasta (bensa, materiaalit, muu)
• Maksutapa (MobilePay, käteinen, tilisiirto)
• Maksu vastaanotettu (kyllä/ei)

Välilehti 3: Mittarit

Viikoittaiset summat näistä:

• Liikevaihto
• Kulut
• Voitto
• Tunnit
• Tuntipalkka (voitto/tunnit)
• Uudet asiakkaat
• Vakioasiakkaat (toistuva tulonlähde)

Päivitä taulukot jokaisen keikan jälkeen samana päivänä. Tämä on sun bisneksen muisti, ja kun palkkaat ekan tekijän, hänen pitää voida lukea taulukko ja tietää mitä asiakas haluaa.

Google Calendar, kalenteri ja muistutukset

Käytä Google Calendaria, ei paperikalenteria. Syyt:

• Synkkaa puhelimen, läppärin ja iPadin välillä automaattisesti.
• Voit jakaa kalenterin tiimin kanssa, kun palkkaat tekijän.
• Asetat muistutukset ajamaan automaattisesti — 1 tunti ennen keikkaa, 1 päivä ennen, jne.
• Voit lähettää asiakkaalle kalenterikutsun, jonka hän hyväksyy. Tämä on ammattimainen vaikutelma.

Värikoodaa keikat palvelutyypin mukaan: vihreä = nurmenleikkuu, sininen = lumityö, oranssi = painepesu, violetti = siivous. Kun katsot viikkoa nopeasti, näet missä mennään.

Lisäksi: aseta kalenterin nimi olemaan vain "[Sun Nimi] Hustlaus" tai "Pihatyöt-kalenteri", ei "Mun työkalenteri". Tämä on pieni mutta vaikuttava asia kun jaat sen asiakkaan kanssa.

RouteXL ja Google Maps reitti­suunnitteluun

Kun sulla on 5 keikkaa päivässä eri puolilla kaupunkia, reitin optimointi säästää helposti tunnin aikaa ja 5–10 € polttoainetta päivässä. Tämä on kuukaudessa 100–200 € säästöä.

• RouteXL.com — ilmainen ja tehokas. Syötät 20 osoitetta, palvelu kertoo optimaalisen järjestyksen. Ilmaisversio rajoittaa 20 osoitteeseen, mikä riittää suurimmalle osalle.
• Google Maps — voi tehdä monikohteisia reittejä, mutta ei optimoi automaattisesti. Hyvä yksinkertaisille päivätauluille.
• Optimoroute.com — maksullinen mutta tehokas, kun sulla on tiimi.
• Circuit Route Planner — sovellus puhelimeen, ilmainen 10 osoitteeseen asti, maksullinen yli sen.

Pyri suunnittelemaan päivän kaikki keikat samalle alueelle. Esimerkiksi maanantai Espoo-Tapiola, tiistai Espoo-Leppävaara, keskiviikko Helsinki-Munkkiniemi. Säästöt ovat dramaattiset, ja asiakkaat saavat usein nopeammin keikan kun reitti pysyy tiiviinä.

Calendly, ajanvaraus­linkki

Calendly on ilmainen työkalu joka antaa sulle ajanvaraus­linkin. Asiakas avaa linkin, näkee sun vapaat ajat, ja varaa ajan itse ilman että sun tarvitsee neuvotella ajasta.

Asetukset:

• Tunnin tai 90 minuutin tapaamiset
• Vapaa-aika ainoastaan ma–la, klo 8–18
• Buffer 30 minuuttia tapaamisen jälkeen (ajamiseen)
• Pakolliset tiedot asiakkaalta: nimi, puhelin, osoite, palvelu
• Vahvistus­viesti automaattisesti: "Kiitos varauksesta, soitan päivää ennen vahvistuksen vuoksi."

Liitä Calendly-linkki Google Business Profileen, flyer-QR-koodiin, sähköpostin allekirjoitukseen ja Facebook-postauksiin sekä Instagram-bioon. Asiakkaat varaavat itse, sä keskityt töihin.

Vaihtoehtoisesti TidyCal (Calendly:n halvempi vaihtoehto) tai SetMore toimivat samalla periaatteella.

Laskutus ja maksut Suomessa

Ekan kuukauden aikana MobilePay ja käteinen riittävät. Kun siirryt yli 1 000 €/kk-tason ja perustat toiminimen, tarvitset laskutus­ohjelman.

Kevytyrittäjille (ei toiminimeä)

• Ukko.fi — kevytyrittäjille, ei tarvita y-tunnusta. Sopii ekan vuoden ajan jos tulot pieniä. Maksu noin 5 prosenttia laskutetusta summasta.
• Eezy.fi — Ukko-tyyppinen vaihtoehto, vastaava hintataso.
• OP Kevytyrittäjä — OP:n oma palvelu, kilpailukykyinen hinta.

Toiminimi-yrittäjille

• Holvi — toiminimi-yrittäjille, sisältää tilin, laskutuksen ja kirjanpidon. 9 €/kk perus, 15 €/kk pro.
• Kirjurituuli — kotimainen, paljon käyttäjiä toiminimillä.
• Procountor, Netvisor — isommille ja kun haluat täyden kirjanpito-ohjelman.
• Yrityksen Asiointi (vero.fi) — Verohallinnon ilmainen palvelu peruslaskuihin, joskin rajoitettu.

Tämä aihe käsitellään tarkemmin luvussa 12 (Lailliset asiat).

Sopimuspohja Wordilla tai Google Docsilla

Vakioasiakkaille tarvitset yksinkertaisen sopimuspohjan. Avaa Word tai Google Docs, kirjoita yhden A4-sivun sopimus jossa on:

• Sun nimi/yritys + asiakas (nimi + osoite)
• Palvelun kuvaus tarkasti (esim. "Nurmenleikkuu, reunatrimmaus, jätteiden vienti")
• Aikataulu (esim. "Joka maanantai klo 14, touko–syyskuu")
• Hinta per kerta + maksuehto (esim. "60 €/käynti, MobilePay käynnin jälkeen")
• Peruutus­ehdot (esim. "Asiakas voi perua 24h ennen veloituksetta")
• Sairaus- tai säätilanne (esim. "Lumitöitä lykätään seuraavaan saatavilla olevaan ajankohtaan jos sää estää")
• Sopimuksen päättäminen (esim. "Kumpikin osapuoli voi päättää 30 päivän irtisanomisajalla")
• Allekirjoitukset

Tämä on ekan vuoden riittävä taso. Kun bisnes kasvaa ja sulla on taloyhtiösopimuksia, päivitä sopimus juristin avulla. Yksinkertainen sopimus juristille maksaa 200–400 €.

Kuvien ja videoiden tallennus

Sun puhelimen muisti täyttyy nopeasti kuvilla. Suunnitelma:

• Google Photos -kansio "Portfolio" — parhaat ennen ja jälkeen kuvat järjestyksessä. Näytä ovella.
• Google Drive -kansio "Asiakkaat" — alikansiot per asiakas, kaikki keikkojen kuvat sisällä. Helpottaa kun joku kysyy "mitä teit edellisellä kerralla pihaani".
• iCloud tai Google One backup — automaattinen, kuvat eivät häviä jos puhelin rikkoutuu.
• Some-postaukset etukäteen — käytä Buffer (ilmainen) tai Later (ilmainen 10 postaukseen kuukaudessa) ja ajasta postaukset viikoittain.

Aikaseuranta ja palkkalaskenta

Kun sulla on tekijöitä, sun pitää tietää tarkasti kuinka paljon kukin teki tunteja. Ilmainen Toggl Track tai Clockify riittää alkuun.

• Tekijä paina "start" kun tulee paikalle, "stop" kun lähtee.
• Tunnit ja keikat tulee Sheetsiin automaattisesti integraatiolla.
• Palkkalaskenta on yksinkertaista: tunnit × tuntipalkka tai keikkojen kappalehinta × 30–40 prosenttia.

Tämä myös todistaa asiakkaalle minkä verran työtä todella tehtiin, jos joku reklamoi "olit täällä vain 30 minuuttia".

Mittaa, opi, paranna

Merkitse Google Sheetsiin viikoittain:

• Kaikki keikat ja tulot
• Kaikki kulut (bensa, varaosat, flyerit, vakuutukset)
• Kuinka paljon tunteja teit
• Kuinka monta uutta asiakasta
• Kuinka monta vakioasiakasta
• Mistä uudet asiakkaat tulivat (D2D, some, suosittelu, flyerit, Google)

Kuukauden lopussa katso lukuja. Mikä toimii, mikä ei. Onko tuntipalkka 40 € vai 20 €? Onko nurmen­leikkuu kannattavampi kuin lumityö? Mistä asiakkaat tulee — flyerista vai TikTokista? Tämä data ohjaa kasvua. Investoi kanaviin jotka tuottaa, älä pelkästään niihin jotka tuntuvat hyviltä.